Modernisation du processus de contrôle des paiements et automatisation du rapprochement financier
Optimiser et fiabiliser le contrôle des paiements
Le Greffe du Tribunal de Commerce d’Orléans devait moderniser la gestion de ses paiements dans un contexte de forte volumétrie de chèques et de processus largement manuels, entraînant risques d’erreurs, délais de rapprochement et visibilité limitée sur l’état des encaissements. Bonne Idée accompagne le Greffe depuis deux ans dans la conception et le déploiement d’un dispositif de rapprochement semi-automatisé, permettant la correspondance systématique entre chèques émis et montants effectivement encaissés. La solution repose sur une analyse fine des workflows financiers, l’automatisation contrôlée des règles de rapprochement, la mise en place d’indicateurs consolidés et une conduite du changement progressive, assurant une adoption fluide par les équipes dès la première année.
Résultats : Fiabilité renforcée, performance opérationnelle et continuité de pilotage
Résultats : Fiabilité renforcée, performance opérationnelle et continuité de pilotage
La solution a permis d’accélérer significativement le traitement des opérations financières. Sur les flux analysés, le temps consacré au rapprochement quotidien a été réduit d’environ 35 à 45 %, principalement grâce à l’automatisation des vérifications répétitives et au regroupement des données dans un tableau de pilotage unique. Parallèlement, le taux d’erreurs liées à des écarts de saisie ou d'interprétation a diminué de manière notable : les anomalies résiduelles, auparavant détectées plusieurs fois par mois, ne concernent désormais que 1 à 2 cas exceptionnels par trimestre, soit une baisse estimée à près de 80 %. Cette fiabilité accrue et la traçabilité mise en place facilitent désormais les contrôles internes, les audits et la supervision managériale. Le dispositif est utilisé quotidiennement et continue d’être optimisé, illustrant un modèle de modernisation progressive, maîtrisée et alignée avec les exigences du secteur public.
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